Over de functie

Als Executive Assistent bied je administratieve ondersteuning van hoog niveau aan de Algemeen Directeur in een zeer dynamische managementomgeving. Je bent een buitengewoon georganiseerd persoon. Je biedt ondersteuning bij het plannen van managementvergaderingen, notuleren, het organiseren van reizen en het beantwoorden van vragen namens de Algemeen Directeur. Je fungeert ook als projectmanager voor speciale projecten en evenementen.

Jouw bijdrage

• Je maakt, ontwikkelt en houdt bestanden, kalenders, agenda’s, vergaderdocumenten en notulen bij, waaronder: interne online informatiepagina’s, elektronische computerbestanden en oorspronkelijke bestanden etc.;
• Je kunt uitstekend schriftelijk en mondeling communiceren. Je kunt officiële documenten in het Frans en het Engels lezen, analyseren en interpreteren;
• Je hebt aantoonbare organisatorische, administratieve en tijdmanagementvaardigheden;
• Je bent zeer competent in het beheer van meerdere projecten. Je kunt je focussen, ook in een stressvolle omgeving;
• Je kunt notuleren en de daaruit voortvloeiende activiteiten monitoren. Deze zijn gerelateerd aan teamvergaderingen van het Tactisch en Operationeel Management. Op verzoek bied je deze ondersteuning ook bij andere vergaderingen;
• Je behandelt de interne planning en correspondentie voor de Algemeen Directeur en Directeur Operaties waar nodig. Hierbij communiceer je op passende wijze met externe contacten, het scheepsmanagement en de bemanning en ander personeel van de organisatie;
• Je kunt in een gemeenschap leven en daaraan bijdragen. Dit vereist goede sociale vaardigheden;
• Je kunt met weinig aansturing taken organiseren en uitvoeren.

Functie-eisen

• Je hebt tenminste 1 jaar ervaring met Mercy Ships of gerelateerde ervaring in een multiculturele, internationale omgeving;
• Je hebt een algemeen inzicht in de programma’s Mercy Ships. Zo kun je de dagelijkse managementfuncties ondersteunen;
• Je hebt een Bachelor diploma op een relevant gebied of twee jaar ervaring als Executive Assistent;
• Basiskennis van Frans is vereist; een goede beheersing heeft de voorkeur. Je bent bereid om je taalvaardigheden te blijven verbeteren en/of waar nodig training te volgen.
• Je bent bereid om op flexibele basis te werken, wanneer nodig (weekenden, avonden etc.);
• Het met succes voltooien van het Mercy Ships Onboarding programma is verplicht.

De volledige functieomschrijving is beschikbaar op aanvraag (Engelstalig).