Beleid en verantwoording

Omdat we ernaar streven om alle inkomsten in hetzelfde jaar te besteden aan onze missie, belegt Mercy Ships Holland niet. Er is dan ook geen beleggingsbeleid. We houden wel gezonde reserves aan. Dit zijn de belangrijkste:

Reserve financiering vaste activa
Hiermee investeren we in middelen die we nodig hebben om ons werk te kunnen doen. Denk bijvoorbeeld aan ons magazijn met stellingen en heftrucks. De reserve bedroeg per 31 december 2020 € 416.155,-.

Continuïteitsreserve
Hiermee vangen we eventuele tegenvallers op en dekken we risico’s af. We houden hiervoor een buffer van 50% van de doorlopende kosten van onze werkorganisatie aan. De reserve bedroeg per 31 december 2020 € 883.691,-.

Mercy Ships Holland realiseert vanaf 2016 jaarlijks een besteding aan de doelstelling van minimaal 80% van de totale baten. In 2020 was de besteding aan de doelstelling 85,6%.

De kosten voor fondsenwerving bewegen zich tussen de 9% en 14% van de totale baten. Omdat jaarlijks de frequentie van de benadering van donateurs opnieuw wordt bepaald, is hierbij gekozen voor een flexibel beleid. In 2020 waren de kosten voor fondsenwerving 8,8% van de totale baten.

Het derde element is beheer en administratie. Door een actieve bewaking van de kosten willen we deze onder de 6% houden. In 2020 was het percentage dat aan beheer en administratie is besteed 4%.

Bestuursleden ontvangen geen vergoeding voor hun werkzaamheden. De directiebeloning bedroeg in totaal € 66.575,- over 2020. De hoogte van het salaris van de directie wordt door het bestuur vastgesteld.

Voor medewerkers wordt een regeling gehanteerd die is afgeleid van de salarisschalen van ambtenaren. Er is geen dertiende maand of andere bonusregeling.

Inleiding

Als Stichting Mercy Ships Holland willen we in alle contacten zorgvuldig zijn. We hechten aan het integer omgaan met collega’s, vrijwilligers, samenwerkingspartners en andere contacten, zowel in Nederland als in het buitenland. Om die reden is er onder meer een integriteitsbeleid en een gedragscode buitenlandse werkreizen opgesteld. Toch blijft ons werk mensenwerk. Er kunnen dan ook (onbedoeld) fouten gemaakt worden. Om fouten zo goed mogelijk te herstellen en om ervan te leren, is er een klachtenregeling. Hier leest u hoe en waar u een klacht kunt indienen en hoe de behandeling van uw klacht verloopt.

Wie kan een klacht indienen?
Iedereen die contact heeft gehad met Stichting Mercy Ships Holland kan een melding van ongenoegen doen of een klacht indienen. Te denken valt aan stakeholders, zoals: partners, medewerkers, vrijwilligers, bestuursleden en donateurs. In bepaalde gevallen kunnen ook familieleden of andere betrokkenen een klacht indienen. U moet het er dan in elk geval mee eens zijn dat iemand anders namens u een klacht indient. De klacht moet mede namens u worden ingediend.

Waarover kunt u een klacht indienen?
U kunt een melding van ongenoegen doen of een klacht indienen over alle zaken die betrekking hebben op betaalde en onbetaalde medewerkers en bestuursleden van Stichting Mercy Ships Holland. Dat kan bijvoorbeeld te maken hebben met genomen beslissingen of gedrag van een medewerker tegenover u.

Aan wie kunt u de klacht voorleggen?

1- Algemene melding van ongenoegen
Bent u niet tevreden over onze communicatie of een activiteit? Dan horen wij dat graag. Meldingen zijn voor ons een waardevolle bron van informatie over de kwaliteit van ons functioneren en het beeld dat u van Stichting Mercy Ships Holland heeft. U kunt de melding indienen door een e-mail te sturen naar info@mercyships.nl of te bellen met ons kantoor: 010-410 2877. Anonieme meldingen kunnen wij niet in behandeling nemen.

Elke melding wordt serieus behandeld. De melding wordt gewogen en beoordeeld en kan aanleiding zijn voor het bijstellen van procedures, beleid en uitingen of acties. Als er fouten zijn gemaakt, zullen we ruimhartig onze excuses aanbieden en herstellen we de fout graag snel en naar volle tevredenheid.

Onze inhoudelijke reactie op uw melding ontvangt u zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen twee weken na ontvangst. Wij vinden het fijn om te horen of uw melding naar tevredenheid is afgehandeld.

2- Gesprek met betrokkene of leidinggevende
Bent u het oneens met de manier waarop een (on)betaalde medewerker of een bestuurslid van Stichting Mercy Ships Holland zich tegenover u heeft gedragen? Of bent u het niet eens met diens beslissing of handelen? Dan is het goed om dit in eerste instantie met de betreffende persoon te bespreken.

Wanneer u hier niet uitkomt of ontevreden blijft, dan kunt u contact opnemen met de directeur van Stichting Mercy Ships Holland (de heer Martijn Provily / martijn.provily@mercyships.nl) Wanneer de directeur er zelf bij betrokken is, kunt u terecht bij de contactpersoon binnen het bestuur van Stichting Mercy Ships Holland (Erik de Jonge / erik.dejonge@mercyships.nl)

Biedt dit ook geen oplossing of wilt u van deze mogelijkheden geen gebruik maken? Dan kunt u een melding doen bij de vertrouwenspersoon of een officiële klacht indienen bij de Klachtencommissie.

3- Contact met vertrouwenspersoon
Stichting Mercy Ships Holland heeft twee vertrouwenspersonen, waar u een melding kunt doen:
1- Eric Vis (intern vertrouwenspersoon, medewerker Stichting Mercy Ships Holland): eric.vis@mercyships.nl
2- Haaije Feenstra (externe vertrouwenspersoon): hfeenstra@paasfeenstra.nl
Uw melding wordt strikt vertrouwelijk behandeld, in overleg en samen met u zal de vertrouwenspersoon naar een oplossing zoeken.

4- Contact met de klachtencommissie
De Klachtencommissie is georganiseerd vanuit samenwerkingsverband Prisma. Stichting Mercy Ships Holland is een van de circa twintig christelijke organisaties die wereldwijd actief zijn in ontwikkelingssamenwerking en diaconaat binnen Prisma. De Klachtencommissie bestaat uit tenminste drie leden en zijn te bereiken via: klachtencommissie@prisma.org

Het reglement van de klachtencommissie is hier te downloaden.

U kunt uw klacht per e-mail indienen bij de klachtencommissie met vermelding van uw naam en adres, de naam van degene(n) tegen wie u een klacht indient en de inhoud van de melding of klacht.

De behandeling van uw klacht door de commissie duurt ongeveer zes weken. De commissie werkt met het principe van hoor en wederhoor. De commissie oordeelt onafhankelijk over de gegrondheid van uw klacht en doet aanbevelingen aan de directeur, c.q. het bestuur van Stichting Mercy Ships Holland over de te nemen maatregelen. U en degene over wie u geklaagd heeft, krijgen daarvan ook bericht.

Is uw klacht afgewezen

Als u niet tevreden bent over het uiteindelijke oordeel over en de afhandeling van uw klacht dan kunt u een beroep doen op een andere officiële instantie voor klachtenafhandeling.

Hulp en informatie

Bij het indienen en tijdens de behandeling van de klacht kunt u advies en hulp vragen van anderen, bijvoorbeeld een familielid, advocaat of andere personen die u vertrouwt. Eventuele kosten hiervoor worden niet vergoed door Stichting Mercy Ships Holland. Ook de vertrouwenspersoon van Stichting Mercy Ships Holland kan u terzijde staan. Deze hulp is gratis.