Meld je aan als

Executive Assistent

Engelstalige titel: Executive Assistant
Afdeling: Management
Voorkeur minimale inzetduur: 2 jaar

Met een baan als Executive Assistent, weet je nooit wat de dag zal brengen: leiding geven, problemen oplossen, speciale evenementen organiseren, presidenten ontmoeten, VIP-bezoeken organiseren en nog veel meer!

Over de functie

Als Executive Assistent bied je administratieve ondersteuning van hoog niveau aan de Algemeen Directeur in een zeer dynamische managementomgeving. Je bent een buitengewoon georganiseerd persoon. Je biedt ondersteuning bij het plannen van managementvergaderingen, notuleren, het organiseren van reizen en het beantwoorden van vragen namens de Algemeen Directeur. Je fungeert ook als projectmanager voor speciale projecten en evenementen.

Jouw bijdrage

  • Je maakt, ontwikkelt en houdt bestanden, kalenders, agenda’s, vergaderdocumenten en notulen bij, waaronder: interne online informatiepagina’s, elektronische computerbestanden en oorspronkelijke bestanden etc.;
  • Je kunt uitstekend schriftelijk en mondeling communiceren. Je kunt officiële documenten in het Frans en het Engels lezen, analyseren en interpreteren;
  • Je hebt aantoonbare organisatorische, administratieve en tijdmanagementvaardigheden;
  • Je bent zeer competent in het beheer van meerdere projecten. Je kunt je focussen, ook in een stressvolle omgeving;
  • Je kunt notuleren en de daaruit voortvloeiende activiteiten monitoren. Deze zijn gerelateerd aan teamvergaderingen van het Tactisch en Operationeel Management. Op verzoek bied je deze ondersteuning ook bij andere vergaderingen;
  • Je behandelt de interne planning en correspondentie voor de Algemeen Directeur en Directeur Operaties waar nodig. Hierbij communiceer je op passende wijze met externe contacten, het scheepsmanagement en de bemanning en ander personeel van de organisatie;
  • Je kunt in een gemeenschap leven en daaraan bijdragen. Dit vereist goede sociale vaardigheden;
  • Je kunt met weinig aansturing taken organiseren en uitvoeren.

Functie-eisen

  • Je hebt tenminste 1 jaar ervaring met Mercy Ships of gerelateerde ervaring in een multiculturele, internationale omgeving;
  • Je hebt een algemeen inzicht in de programma’s Mercy Ships. Zo kun je de dagelijkse managementfuncties ondersteunen;
  • Je hebt een Bachelor diploma op een relevant gebied of twee jaar ervaring als Executive Assistent;
  • Basiskennis van Frans is vereist; een goede beheersing heeft de voorkeur. Je bent bereid om je taalvaardigheden te blijven verbeteren en/of waar nodig training te volgen.
  • Je bent bereid om op flexibele basis te werken, wanneer nodig (weekenden, avonden etc.);
  • Het met succes voltooien van het Mercy Ships On Boarding programma is verplicht.

De volledige functieomschrijving is beschikbaar op aanvraag (Engelstalig).

Wat je ervoor terugkrijgt

Dit is een vrijwilligersfunctie. Je zet je belangeloos voor anderen in, maar krijgt er zelf ook veel voor terug:

  • Een onvergetelijke ervaring en betekenisvol avontuur
  • De mogelijkheid om je professionele vaardigheden in te zetten en concreet bij te dragen aan de missie om medische zorg toegankelijk te maken
  • De mogelijkheid om je geloof handen en voeten te geven
  • Verbreding van je werkervaring door vanuit je eigen vakgebied in een heel andere omgeving te werken
  • Ontmoetingen met mensen uit verschillende culturen; jaarlijks werken er meer dan 1.300 vrijwilligers uit meer dan 40 landen aan boord bij Mercy Ships.
  • Vriendschappen voor het leven; je werkt intensief samen met andere vrijwilligers en bent ook in je vrije tijd deel van de hechte community aan boord.

Goed om te weten

Zodra je op ‘Bekijk beschikbaarheid’ klikt, word je doorgestuurd naar onze internationale website. Daar kun je zien of deze functie op dit moment open staat of dat we hier even geen mensen voor zoeken. In dat geval kun je je interesse aangeven en krijg je bericht als de vacature weer open staat.

Vragen?

Neem voor vragen over deze functie contact op met onze recruiter Arjen Veenstra via recruiter.algemeen@mercyships.nl. Of bezoek eerst een informatieavond om meer te ontdekken over vrijwilligerswerk bij Mercy Ships.

Mercy Ships Holland Vrijwilligers Recruiter