Maarten Hoogendoorn (op bovenstaande foto met gestreepte blouse) is in 2022 begonnen in het bevoorradingsteam van de Africa Mercy in Senegal. Inmiddels is hij manager van het bevoorradingsteam aan boord van de Africa Mercy in Madagaskar. Hij is verantwoordelijk voor de gehele voorraad van het schip, van voldoende fruit voor patiënten en vrijwilligers tot aan medische artikelen voor operaties. Welke impact zijn werk heeft op de levensveranderende operaties, vertelt hij ons hieronder.
Vertel eens iets over jezelf en jouw functie bij Mercy Ships?
Ik heb een bachelor in logistiek management. Een paar jaar terug kwam ik via-via op de website van Mercy Ships. Binnen een half uur had ik besloten: dit ga ik doen!
Sinds ben ik 2022 vrijwilliger in het bevoorradingsteam. Ik heb inmiddels op beide schepen gewerkt en ik werk nu als Supply Manager op de Africa Mercy in Madagaskar. Ik ben manager van het logistieke proces aan boord. Mijn team en ik zorgen dat er altijd voldoende voorraad aanwezig is van algemene en medische producten en levensmiddelen.
Special Delivery
De missie van Mercy Ships begint in Nederland. Elke week sturen we vanuit Rotterdam containers vol medische en maritieme goederen naar onze ziekenhuisschepen in Afrika. Doneer voor een ‘Special Delivery’ en ontdek hoe jouw donatie medische zorg mogelijk maakt.
Hoe werkt de bevoorrading van een ziekenhuisschip?
De zeecontainer komt aan in de haven en gaat door de douane. De container wordt vervolgens bij het ziekenhuisschip gebracht. Daarna halen mijn team en ik de container leeg. Hoe dat gebeurt, hangt af van welk schip het is. Het zijn twee totaal verschillende schepen. De Africa Mercy was vroeger een treinferry en is omgebouwd tot ziekenhuisschip. De Global Mercy is nieuw gebouwd als ziekenhuisschip, waarbij veel meer is nagedacht over de logistiek. De manier van lossen heeft te maken met hoe het schip is gebouwd en waar de voorraadlocaties op het schip zijn.
Global Mercy
Op de Global Mercy wordt de container met een kraan aan boord gehesen. Daar kunnen vier tot zes containers staan. Op het dek wordt de container opengemaakt. Op de paklijst kijken we welke goederen de container bevat en bereiden we het lossen voor. We lichten de afdelingen in die goederen gaan ontvangen alvast in.
Ondertussen worden de goederen met een goederenlift naar de juiste opslaglocatie in het schip gebracht. Dit zijn grotere opslagruimtes waar niet zomaar iedereen toegang tot heeft. Naar behoefte worden vanuit deze grote opslaglocaties de producten bij de desbetreffende afdeling gebracht.
Africa Mercy
Op de Africa Mercy hebben we niet de mogelijkheid om de zeecontainer óp het schip te lossen. En er is er een opslagruimte aan de voorzijde maar ook aan de achterzijde van het schip. De pallets met non-food en medische goederen worden uit de zeecontainer gehaald en gaan aan via het cargo-gedeelte de achterzijde van het schip in. De voedselopslaglocatie is aan de voorzijde van het schip. Een kraan hijst deze goederen aan boord.
Tussen de voorraadlocaties in bevindt zich het ziekenhuisgedeelte. Daar kun je niet zomaar doorheen lopen. Daarom gebeurt de verdeling van de goederen op het dok naast het ziekenhuisschip.
Hoe weet je welke producten je op welk moment moet bestellen?
Ons team fungeert als een klein distributiecentrum op het schip. Heeft de receptionist bijvoorbeeld papier nodig? Dan kan zij in het digitale voorraadssysteem een interne order voor dit product plaatsen. Het product brengen wij naar de afdeling en de actuele voorraad wordt in het systeem verwerkt. In het voorraadsysteem zien wij of er producten bijbesteld moeten worden, of niet.
Voor het ziekenhuis gaat het voorraadbeheer net iets anders. Operatiekamers mogen namelijk nooit zonder hun voorraad zitten. Wij lopen dagelijks naar de opslagplek waar zij hun eigen kleine voorraad bewaren. Wij kijken daar de voorraad na en vullen aan waar nodig. Zo bewaken wij de voorraad goed en ontzorgen wij de artsen en verpleegkundigen.
‘Operatiekamers mogen nooit zonder voorraad zitten. Wij bewaken de voorraad en ontzorgen artsen en verpleegkundigen.’
Een containerreis duurt weken. Hoe doen jullie dat met versproducten?
Elke 3 maanden komt er een gekoelde container en elke twee maanden komt er een diepvriescontainer aan met voedsel vanuit Nederland. Deze bevatten een groot deel van de voedselvoorraad. Maar niet alles wordt verscheept. Lokaal kopen we elke dinsdag en vrijdag groenten en fruit in zoals ananas, sla, mango, komkommer, limoenen en uien. Dit doen wij bij een ‘ship chandler’ in de haven. Dat is een scheepsbevoorrader.
Voordat een schip aankomt, zoeken we met het Country Engagement Team, het voorbereidende team, uit welke partners hierin betrouwbaar zijn. Daarbij houden we er ook rekening mee dat we niet de lokale markt opkopen en betalen we een eerlijke prijs.
Kun je wat meer vertellen over het logistieke team?
Op de Africa Mercy bestaat het team uit 11 logistieke mensen. Er zijn 6 vrijwilligers (“crewmembers”) en 5 lokale mensen (“daycrew”) die worden betaald.
Ik vind de dynamiek in het team heel leuk. Hier in Madagaskar spreekt iedereen Frans onderling. Dat is makkelijker voor de daycrew om aansluiting te vinden met de internationale vrijwilligers. Door in één taal te communiceren is het een hecht team. We maken leuke grappen met elkaar, maar staan ook stil bij het mooie werk dat wij doen. We starten dagelijks met een dagopening. We lezen dan een bijbelstukje, we bespreken wat we gaan doen die dag en bidden samen om een zegen voor de logistieke werkzaamheden.
Kom je wel eens ingewikkelde dingen tegen in het logistieke proces?
Normaal gesproken komt er elke twee tot vier weken een container aan bij de Africa Mercy, maar het komt wel eens voor dat containers een paar weken vertraging hebben. Elke container bevat voor circa vier weken voorraad. Als er dan een container vertraagd is, is er gelukkig niet gelijk een probleem. Er is een buffer aanwezig om deze periode te overbruggen. We gaan er op dit moment vanuit dat er sowieso vertraging is en kunnen daar goed op inspelen.
Maar het brengt intern wel goed verwachtingsmanagement met zich mee voor de vrijwillig-professionals die op bestelde producten aan het wachten zijn of producten gaan bestellen. Het duurt namelijk acht tot tien weken voordat je de bestelde producten ontvangt. Bij spoedbestellingen maken we daarom ook weleens gebruik van een luchtvracht.
‘Het duurt acht tot tien weken voordat je de bestelde producten per zeecontainer ontvangt in Madagaskar.’
Hoe draag jij vanuit jouw rol concreet bij aan de missie van Mercy Ships?
De medische voeding die wij bijvoorbeeld inkopen, gaat direct naar de patiënten. Daarmee zorgen wij ervoor dat patiënten de juiste voeding binnenkrijgen om sterk genoeg de operaties in te gaan. Maar wij bestellen en leveren ook de medische producten die de verpleegkundigen en artsen nodig hebben om de operaties uit te voeren. Voor de bevoorrading van het ziekenhuis komen wij ook in de ziekenzalen en zien wij de patiënten. Dan denk ik altijd: de spullen die ik nu weg ga brengen, hebben direct een impact op deze patiënten.
‘Ik vind het fantastisch dat wij als team zó concreet aan de missie meewerken, dat wij door het leveren van goederen direct de levensveranderende operaties mogelijk maken. Dat maakt ons logistieke werk echt schitterend!’
